Begrotingsperikelen

Een begroting opstellen. Het wordt meestal niet het leukste klusje gevonden, en niet zelden is het een verplicht nummer dat als een soort aanhangsel aan een projectplan zit gehecht. Hoe vaak wordt de begroting niet op het laatst nog snel in elkaar gezet en toegevoegd? Maar niemand kijkt er vreemd van op als financiers direct doorbladeren naar de begroting. Een goed doordachte begroting is meer dan een sluitstuk van een enthousiast inhoudelijk verhaal, het is de ruggengraat van een goed plan. 

De afgelopen tijd heb ik ruim honderd begrotingen bij fondsaanvragen onder de loep mogen nemen, en – ik zal het netjes zeggen – er is echt nog een wereld te winnen voor culturele, creatieve, groene en sociale initiatieven. Dan laat ik voor het gemak maar even de indieners buiten beschouwing die een lage resolutie en daarmee onleesbare screenshot van een excel werkblad in hun voorstel copy-pasten. Of degenen die het voor elkaar krijgen om twee, sterk van elkaar verschillende begrotingen in hetzelfde plan te zetten. Dat is gelukkig een kleine minderheid. Er zijn echter ook veel voorkomende punten waarop het mis gaat bij begrotingen, soms helaas met een verkeken kans op financiering tot gevolg. Vijf tips voor een begroting die je succeskansen bij fondsen en andere financiers vergroot:

1. Maak het juiste type begroting

Een projectbegroting verschilt van een exploitatiebegroting of een investeringsbegroting. Bij subsidie- en fondsaanvragen wordt meestal een projectbegroting gevraagd, met de kosten die direct aan het project zijn toe te schrijven, en met een dekkingsplan voor de totale projectkosten. Check daarom altijd wat voor soort begroting er van je wordt gevraagd. 

2. Voorkom dat de begroting uit de pas loopt met het inhoudelijke plan

Je kunt erom lachen, maar eigenlijk is het verbijsterend hoe vaak in begrotingen bepaalde activiteiten, die wel in het projectplan staan, helemaal niet terug te vinden zijn. Andersom komt ook vaak genoeg voor, dat in de begroting budget is opgenomen voor zaken die niet zijn te relateren aan de beschreven activiteiten. Maar ook als de begrotingsposten keurig overeenkomen met het activiteitenplan, is het belangrijk om te zorgen dat er logische aansluiting is tussen die twee. Als bepaalde activiteiten summier aandacht krijgen in het plan, maar wel een van de belangrijkste posten op de begroting zijn, dan vraagt dat in elk geval om een goede toelichting.

3. Begrijpen waar de financier naar kijkt 

Voor begrotingen zul je soms een voorgeschoteld format moeten invullen, terwijl je in andere aanvragen helemaal vrij bent in de hoe de begroting wordt opgebouwd. In beide gevallen is het belangrijk om te snappen welke informatie de financier belangrijk vindt. In de voorwaarden voor een aanvraag staat meestal aangegeven waar je hoe dan ook helderheid over moet geven in de begroting. Zeker bij grotere posten wil een fonds of subsidieverstrekker meestal graag weten hoe die post is opgebouwd. Uit een goed onderbouwde toelichting blijkt dat er niet zomaar een bedrag is opgeschreven. Besteed aandacht aan die toelichtingen, want hoewel ze op een voetnoot lijken, is het informatie die soms eerder wordt bekeken dan je inhoudelijke plan.

4. Btw…

De fiscus maakt het begroten er niet altijd makkelijker op. Met name btw zorgt voor hoofdbrekens en sommige financiers worstelen zelf ook met hoe de eventuele verschuldigde belasting een plek moet krijgen in de begroting. Bij subsidies gaat de verstrekker er nog al eens van uit dat btw hoe dan ook niet verschuldigd is, maar dat is zeker niet altijd terecht. Neem tijdig contact met de financier op als je denkt dat jij wel btw moet rekenen. Maar als je zelf geen btw hoeft af te dragen over het bedrag dat je ontvangt, zorg dan dat je bij posten voor bijvoorbeeld aankoop van materialen (die met btw zijn belast), of inhuur van derden (die wel btw in rekening brengen) de bedragen inclusief btw opneemt. Jij kunt die btw in dat geval immers niet terugvragen van de belastingdienst.

5. Kijk goed welke kosten je mag opvoeren

Wat helaas veel te vaak fout gaat, is dat posten op de begroting worden gezet die door de financier zijn uitgesloten (niet-subsidiabel). Als het even tegenzit belandt je aanvraag daarmee direct bij de afwijzingen. In het gunstigste geval zul je je begroting moeten aanpassen. De uitsluitingsgronden vind je over het algemeen in de voorwaarden van de regeling waarbij je aanvraagt, maar het kan geen kwaad om ook de algemene voorwaarden van de financier ernaast te leggen. Bij uitsluitingen kun je twee typen tegenkomen:  activiteiten en bepaalde typen kosten. Bij activiteiten kan het bijvoorbeeld gaan om eenmalige of juist terugkerende activiteiten. Uitsluitingen van typen kosten kunnen heel divers zijn. Wees vooral alert op of (en zo ja, welke) personele kosten mogen worden opgenomen, welke kosten van derden toegestaan zijn en of algemene posten zoals ‘onvoorzien’ of ‘projectmanagement’ mogen worden meegenomen. 

Naast deze vijf is er als bonus nog het puntje van foutieve optellingen, wat zeker een aandachtspunt is voor wie meer op z’n kladblaadje vertrouwt dan op de rekenfuncties in excel.